Deletions
- Modify Bylaw 8.2.2 by adding “accountability and transparency” as follows:
- 8.2.2 EDAs shall comply with such accountability and transparency requirements as to their
- governance, financial management and reporting, as may be implemented by Federal Council or by
- Bylaw.
- Modify Bylaw 8.4.6.2 from “General meeting minutes of the EDA must be provided to the Central Party
- promptly.” to “Meeting minutes of the EDA must be made available to EDA members and general meeting
- minutes of the EDA must be provided to the Central Party promptly.”
- Replace the current Bylaw 10 - Party Documents with:
- Bylaw 10 - Openness & Transparency
- 10.1 Unless it is contrary to applicable laws, members have a right to have access to the following
- information via easily accessible platforms:
- 10.1.1 Constitution and Bylaws;
- 10.1.2 Members’ Code of Conduct;
- 10.1.3 Rules of Procedure;
- 10.1.4 Adopted Policy;
- 10.1.5 Election platforms for the previous elections;
- 10.1.6 Minutes of previous General Meetings;
- 10.1.7 Bylaws of the Young Greens of Canada;
- 10.1.8 Agendas and minutes of open sessions of the Young Greens of Canada and its committees;
- 10.1.9 Agendas of open sessions of Federal Council at least five days prior to the meetings and
- agendas of its committees;
- 10.1.10 Agendas and minutes of open sessions of special meetings of Federal Council;
- 10.1.11 Minutes of open sessions of Federal Council and its committees within seven days of the
- meetings;
- 10.1.12 Recordings of open sessions of Federal Council and its committees;
- 10.1.13 Terms of reference and handbooks;
- 10.1.14 Federal Council motions and resolutions;
- 10.1.15 Quarterly financial statements published no later than sixty days after the end of the
- quarter;
- 10.1.16 Annual audited financial statements of the Party;
- 10.1.17 Annual and multi-year plans and budgets as well as progress reports;
- 10.1.18 Other organizational assessments and evaluations and related actions plans;
- 10.1.19 Decisions of the Ombuds and Appeals Committee.
- 10.2 Documents in Bylaw 10.1 shall be forwarded by mail on request to members at cost.
- 10.3 Federal Council meetings shall be open to all members and shall only be allowed to hold a
- closed or in camera session if three quarters (¾) of councillors present agree and if it is in
- compliance with the Federal Council Handbook.
- 10.4 Federal Council members have the right to inform Members about Federal Council deliberations,
- decisions and actions, except closed and in camera deliberations in compliance with bylaw 10.3 or if
- it is contrary to applicable laws.
- 10.5 Federal Council members shall be provided full access to all normative documents (e.g.
-processes, procedures, guidelines), plans, budgets and reporting produced by the Party or external-parties regarding Party affairs.- Objective:
- To improve accountability, openness and transparency of Federal Council towards Members or
- staff/Executive Director towards Federal Council; to strengthen evidence-based deliberations and
- decisions; and to improve communication and trust between Councillors and Members.
- Benefit:
- Greater openness and transparency increases accountability and trust, which leads to more effective
- governance, evidence-based decisions and organizational performance (expand membership, raise funds,
- generate voter interest, elect more Green MPs).
- Supporting Comments from Submitter:
- In a democracy or even for corporations, transparency regarding deliberations, decisions and/or
- actions is beneficial and often legally required. Governance models also specify that there is no
- limit to the oversight that a board should have.
- Green Value(s):
- Participatory Democracy
- Relation to Existing Policy:
- Rescind and replace Bylaws 8 and 10.
Français
- Proposition :
- Modifier le règlement 8.2.2 en ajoutant « responsabilité et transparence » comme suit :
- 8.2.2 Les ACE doivent se conformer aux exigences de responsabilité et de transparence en ce qui
- concerne leur gouvernance, leur gestion financière et leurs rapports, tels qu'ils peuvent être mis
- en œuvre par le Conseil fédéral ou par un règlement.
- Modifier le règlement 8.4.6.2. Passer de « Les procès-verbaux des assemblées générales des ACE
- doivent être remis au Parti central dans les plus brefs délais » à « Les procès-verbaux des réunions
- des ACE doivent être mis à la disposition des membres des ACE et les procès-verbaux des assemblées
- générales des ACE doivent être remis au Parti central dans les plus brefs délais ».
- Remplacer l'actuel règlement 10 - Documents du Parti par :
- Règlement 10 - Ouverture et transparence
- 10.1 Sauf si cela est contraire aux lois applicables, les membres ont le droit d'avoir accès aux
- informations suivantes via des plateformes facilement accessibles :
- 10.1.1 Constitution et règlements ;
- 10.1.2 Code de conduite des membres ;
- 10.1.3 Règlement intérieur ;
- 10.1.4 Politique adoptée ;
- 10.1.5 Les programmes électoraux des élections précédentes ;
- 10.1.6 Procès-verbaux des assemblées générales précédentes ;
- 10.1.7 Règlement intérieur des Jeunes Verts du Canada ;
- 10.1.8. Les ordres du jour et les procès-verbaux des séances publiques des Jeunes Verts du Canada et
- de ses comités ;
- 10.1.9 Les ordres du jour des séances publiques du Conseil fédéral au moins cinq jours avant les
- réunions et les ordres du jour de ses comités ;
- 10.1.10 Les ordres du jour et les procès-verbaux des séances publiques des réunions extraordinaires
- du Conseil fédéral ;
- 10.1.11 Les procès-verbaux des séances publiques du Conseil fédéral et de ses comités dans les sept
- jours suivant les réunions ;
- 10.1.12 Les enregistrements des séances publiques du Conseil fédéral et de ses comités ;
- 10.1.13 Les termes de référence et les manuels ;
- 10.1.14 Les motions et les résolutions du Conseil fédéral ;
- 10.1.15 Les états financiers trimestriels publiés au plus tard soixante jours après la fin du
- trimestre ;
- 10.1.16 Les états financiers annuels vérifiés du Parti ;
- 10.1.17 Les plans et budgets annuels et pluriannuels ainsi que les rapports d'étape ;
- 10.1.18 Autres évaluations organisationnelles et plans d'action connexes ;
- 10.1.19 les décisions du Comité d'ombudsman et d'appel.
- 10.2 Les documents prévus à l'article 10.1 seront envoyés par courrier aux membres qui en feront la
- demande au prix coûtant.
- 10.3 Les réunions du Conseil fédéral seront ouvertes à tous les membres et ne pourront organiser une
- séance à huis clos que si les trois quarts (¾) des membres du Conseil présents y consentent et si
- cela est conforme au Manuel du Conseil fédéral.
- 10.4 Les membres du Conseil fédéral ont le droit d'informer les membres des délibérations, des
- décisions et des actions du Conseil fédéral, à l'exception des délibérations à huis clos,
- conformément au règlement 10.3 ou si cela est contraire aux lois applicables.
- 10.5 Les membres du Conseil fédéral doivent avoir un accès complet à tous les documents normatifs
- (par exemple, les processus, les procédures, les lignes directrices), les plans, les budgets et les
- rapports produits par le Parti ou par des parties externes concernant les affaires du Parti.
- Objectif :
- Améliorer la responsabilité, l'ouverture et la transparence du Conseil fédéral à l'égard des membres
- ou du personnel/directeur général à l'égard du Conseil fédéral ; renforcer les délibérations et les
- décisions fondées sur des preuves et améliorer la communication et la confiance entre les membres
- du Conseil et les membres du Parti.
- Avantage :
- Une plus grande ouverture et transparence accroît la responsabilité et la confiance, ce qui conduit
- à une gouvernance plus efficace, à des décisions fondées sur des preuves et à des meilleures
- performances organisationnelles (augmentation du nombre de membres, collecte de fonds, intérêt des
- électeurs, agrandissement de notre caucus).
- Commentaires d’appui de l’auteur.e :
- Dans une démocratie ou même pour les entreprises, la transparence des délibérations, des décisions
- et/ou des actions est bénéfique et souvent exigée par la loi. Les modèles de gouvernance précisent
- également qu'il n'y a pas de limite à la surveillance qu'un conseil d'administration doit exercer.
- Valeurs des Verts :
- Démocratie participative
- Lien avec la politique actuelle :
- Abroger et remplacer les règlements 8 et 10.
Additions
- Modify Bylaw 8.2.2 by adding “accountability and transparency” as follows:
- 8.2.2 EDAs shall comply with such accountability and transparency requirements as to their
- governance, financial management and reporting, as may be implemented by Federal Council or by
- Bylaw.
- Modify Bylaw 8.4.6.2 from “General meeting minutes of the EDA must be provided to the Central Party
- promptly.” to “Meeting minutes of the EDA must be made available to EDA members and general meeting
- minutes of the EDA must be provided to the Central Party promptly.”
- Replace the current Bylaw 10 - Party Documents with:
- Bylaw 10 - Openness & Transparency
- 10.1 Unless it is contrary to applicable laws, members have a right to have access to the following
- information via easily accessible platforms:
- 10.1.1 Constitution and Bylaws;
- 10.1.2 Members’ Code of Conduct;
- 10.1.3 Rules of Procedure;
- 10.1.4 Adopted Policy;
- 10.1.5 Election platforms for the previous elections;
- 10.1.6 Minutes of previous General Meetings;
- 10.1.7 Bylaws of the Young Greens of Canada;
- 10.1.8 Agendas and minutes of open sessions of the Young Greens of Canada and its committees;
- 10.1.9 Agendas of open sessions of Federal Council at least five days prior to the meetings and
- agendas of its committees;
- 10.1.10 Agendas and minutes of open sessions of special meetings of Federal Council;
- 10.1.11 Minutes of open sessions of Federal Council and its committees within seven days of the
- meetings;
- 10.1.12 Recordings of open sessions of Federal Council and its committees;
- 10.1.13 Terms of reference and handbooks;
- 10.1.14 Federal Council motions and resolutions;
- 10.1.15 Quarterly financial statements published no later than sixty days after the end of the
- quarter;
- 10.1.16 Annual audited financial statements of the Party;
- 10.1.17 Annual and multi-year plans and budgets as well as progress reports;
- 10.1.18 Other organizational assessments and evaluations and related actions plans;
- 10.1.19 Decisions of the Ombuds and Appeals Committee.
- 10.2 Documents in Bylaw 10.1 shall be forwarded by mail on request to members at cost.
- 10.3 Federal Council meetings shall be open to all members and shall only be allowed to hold a
- closed or in camera session if three quarters (¾) of councillors present agree and if it is in
- compliance with the Federal Council Handbook.
- 10.4 Federal Council members have the right to inform Members about Federal Council deliberations,
- decisions and actions, except closed and in camera deliberations in compliance with bylaw 10.3 or if
- it is contrary to applicable laws.
- 10.5 Federal Council members shall be provided full access to all normative documents (e.g.
- +processes, procedures, guidelines), plans, budgets and reporting (including recordings of both open
- +and in camera Council Meetings) produced by the Party or external parties regarding Party affairs.
- Objective:
- To improve accountability, openness and transparency of Federal Council towards Members or
- staff/Executive Director towards Federal Council; to strengthen evidence-based deliberations and
- decisions; and to improve communication and trust between Councillors and Members.
- Benefit:
- Greater openness and transparency increases accountability and trust, which leads to more effective
- governance, evidence-based decisions and organizational performance (expand membership, raise funds,
- generate voter interest, elect more Green MPs).
- Supporting Comments from Submitter:
- In a democracy or even for corporations, transparency regarding deliberations, decisions and/or
- actions is beneficial and often legally required. Governance models also specify that there is no
- limit to the oversight that a board should have.
- Green Value(s):
- Participatory Democracy
- Relation to Existing Policy:
- Rescind and replace Bylaws 8 and 10.
Français
- Proposition :
- Modifier le règlement 8.2.2 en ajoutant « responsabilité et transparence » comme suit :
- 8.2.2 Les ACE doivent se conformer aux exigences de responsabilité et de transparence en ce qui
- concerne leur gouvernance, leur gestion financière et leurs rapports, tels qu'ils peuvent être mis
- en œuvre par le Conseil fédéral ou par un règlement.
- Modifier le règlement 8.4.6.2. Passer de « Les procès-verbaux des assemblées générales des ACE
- doivent être remis au Parti central dans les plus brefs délais » à « Les procès-verbaux des réunions
- des ACE doivent être mis à la disposition des membres des ACE et les procès-verbaux des assemblées
- générales des ACE doivent être remis au Parti central dans les plus brefs délais ».
- Remplacer l'actuel règlement 10 - Documents du Parti par :
- Règlement 10 - Ouverture et transparence
- 10.1 Sauf si cela est contraire aux lois applicables, les membres ont le droit d'avoir accès aux
- informations suivantes via des plateformes facilement accessibles :
- 10.1.1 Constitution et règlements ;
- 10.1.2 Code de conduite des membres ;
- 10.1.3 Règlement intérieur ;
- 10.1.4 Politique adoptée ;
- 10.1.5 Les programmes électoraux des élections précédentes ;
- 10.1.6 Procès-verbaux des assemblées générales précédentes ;
- 10.1.7 Règlement intérieur des Jeunes Verts du Canada ;
- 10.1.8. Les ordres du jour et les procès-verbaux des séances publiques des Jeunes Verts du Canada et
- de ses comités ;
- 10.1.9 Les ordres du jour des séances publiques du Conseil fédéral au moins cinq jours avant les
- réunions et les ordres du jour de ses comités ;
- 10.1.10 Les ordres du jour et les procès-verbaux des séances publiques des réunions extraordinaires
- du Conseil fédéral ;
- 10.1.11 Les procès-verbaux des séances publiques du Conseil fédéral et de ses comités dans les sept
- jours suivant les réunions ;
- 10.1.12 Les enregistrements des séances publiques du Conseil fédéral et de ses comités ;
- 10.1.13 Les termes de référence et les manuels ;
- 10.1.14 Les motions et les résolutions du Conseil fédéral ;
- 10.1.15 Les états financiers trimestriels publiés au plus tard soixante jours après la fin du
- trimestre ;
- 10.1.16 Les états financiers annuels vérifiés du Parti ;
- 10.1.17 Les plans et budgets annuels et pluriannuels ainsi que les rapports d'étape ;
- 10.1.18 Autres évaluations organisationnelles et plans d'action connexes ;
- 10.1.19 les décisions du Comité d'ombudsman et d'appel.
- 10.2 Les documents prévus à l'article 10.1 seront envoyés par courrier aux membres qui en feront la
- demande au prix coûtant.
- 10.3 Les réunions du Conseil fédéral seront ouvertes à tous les membres et ne pourront organiser une
- séance à huis clos que si les trois quarts (¾) des membres du Conseil présents y consentent et si
- cela est conforme au Manuel du Conseil fédéral.
- 10.4 Les membres du Conseil fédéral ont le droit d'informer les membres des délibérations, des
- décisions et des actions du Conseil fédéral, à l'exception des délibérations à huis clos,
- conformément au règlement 10.3 ou si cela est contraire aux lois applicables.
- 10.5 Les membres du Conseil fédéral doivent avoir un accès complet à tous les documents normatifs
- (par exemple, les processus, les procédures, les lignes directrices), les plans, les budgets et les
- rapports produits par le Parti ou par des parties externes concernant les affaires du Parti.
- Objectif :
- Améliorer la responsabilité, l'ouverture et la transparence du Conseil fédéral à l'égard des membres
- ou du personnel/directeur général à l'égard du Conseil fédéral ; renforcer les délibérations et les
- décisions fondées sur des preuves et améliorer la communication et la confiance entre les membres
- du Conseil et les membres du Parti.
- Avantage :
- Une plus grande ouverture et transparence accroît la responsabilité et la confiance, ce qui conduit
- à une gouvernance plus efficace, à des décisions fondées sur des preuves et à des meilleures
- performances organisationnelles (augmentation du nombre de membres, collecte de fonds, intérêt des
- électeurs, agrandissement de notre caucus).
- Commentaires d’appui de l’auteur.e :
- Dans une démocratie ou même pour les entreprises, la transparence des délibérations, des décisions
- et/ou des actions est bénéfique et souvent exigée par la loi. Les modèles de gouvernance précisent
- également qu'il n'y a pas de limite à la surveillance qu'un conseil d'administration doit exercer.
- Valeurs des Verts :
- Démocratie participative
- Lien avec la politique actuelle :
- Abroger et remplacer les règlements 8 et 10.
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The standard of minute taking when a group goes in camera is simply something like "At 3:05 pm the meeting went in camera." And that's all you get. Because that is how in camera works. You can't be said to be in camera while simultaneously taking publically available minutes. It is a contradiction in terms.
The most transparency you can ask for is to have the reason for going in camera noted in the minutes. And even that needs to sometimes be vague, especially if a legal matter is being considered. Talking about the possibility that someone has been pilfering petty cash is a good example. Or simply reviewing someone's performance. Privacy is sometimes desirable, and occasionally required by a sense of fairness if not the law of the land.
Recordings of in camera session to be available for Federal Councillors, NOT Membership. A Federal Councillor may not have been present at the meeting, or wants to review what transpired. Also would be useful for newly elected Federal Councillors to learn what actually took place during prior Council meetings. If in camera session is necessary, then yes that confidentiality needs to be kept private from non-Councillors.
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